審査・チェックリスト:写真画像
Ⓒシェアハウス経営の教科書

 

シェアハウスは共同生活なので、オーナーや管理会社にとっては「トラブル」が起きないか不安になりますよね。

他人同士がひとつ屋根の下で安心して暮らすためには、しっかりとした規則の設定とルールを守る入居者の選別が必要になります。

このコンテンツでは、シェアハウスに住みたい人に対する「入居審査」のノウハウをお伝えします。

 

筆者は、20棟・300室を管理するシェアハウスの会社で、10年以上の運営・管理の経験があります。

その経験から感じていることは、シェアハウスでは「他人に配慮できずルールを守れない」人がトラブルを起こす可能性が高いということです。

 

おかしな人を入居させないためには、契約前の「審査」が重要になります。

共同生活のルールを守る協調的な入居者と契約することで、トラブルが少なく安定したシェアハウス運営が可能になり、オーナーの収益も安定します。

このコンテンツ内では、案内時から契約時まで「具体的な事例や書面のサンプル」も示して解説しています。

 

スポンサーリンク

シェアハウス入居希望者「審査」のポイント

シェアハウスも一般の賃貸物件と同様に入居希望者に対して「審査」をおこないます。

  • 人物の審査
  • 書類の審査

具体的な審査の方法について見ていきましょう。

 

シェアハウスの入居者審査の「流れ」

シェアハウスの入居者を審査する流れを見ていきましょう。

  1.  メール問合せ・電話
  2.  ハウス内見(見学)
  3.  申込書の記入(意思表示)
  4.  契約書・規則・ハウスルール説明

 

この流れに沿って契約まで行われます。

この中で「審査」を実施していきます。

 

シェアハウスの入居者審査「人物」

シェアハウスでは、他の入居者と共同生活を送ります。

そのため、協調性をもってお互いに助け合うことができる人でないといけません。

自己中心的な人がシェアハウスにいると、他の入居者が迷惑してハウス内の雰囲気が悪くなり、優良な入居者が退去してしまいます。

シェアハウスの審査では、「協調性のある人かどうか」をよく見極めることが重要になります。

人物審査の手順
  1.  問い合わせのメール
  2.  電話の受け答え
  3.  ハウス内見(見学)時の対応
  4.  申込書の記入
  5.  契約・規則・ハウスルール説明時の対応

 

1. 問い合わせのメール

シェアハウスの初めの問い合わせは、メールで来ることが多いです。

そのメールの内容をよくチェックしましょう。

ごく普通のメール内容で、読んで違和感がなければ問題はありません。

しかし、言葉遣いや礼儀に気になる部分があったり、自分の要望を書き連ねてきたりする人には要注意です。

協調性の有無を確かめるためにも、メールのやり取りの中で運営側として「違和感」がないかどうかをチェックしてください。

「常識的に問題がある」と判断した場合は、メールでお断りすることもあります。

また、「年齢制限」をもうけている場合は、この時点で確認して対応しましょう。

 

2. 電話の受け答え

メールだけのやり取りで内見(ハウス見学)のアポイントまで行うこともあります。

しかし、できれば電話でアポイントを取ることも大きな意味があります。

話すことで人柄もわかりますし、物件の希望についても細かいところまで確認ができます。

メールのやり取りで違和感を感じた場合は、必ず電話で話すようにしましょう。

実際に会話して人柄がわかり、対応に問題がなければ内見(見学)のアポイントをとっても大丈夫です。

逆に、電話で話して協調性や人物に違和感がある場合は、お断りすることもあります。

 

3. ハウス内見(見学)時の対応

ハウスの見学時は、基本的に物件の最寄り駅で待ち合わせます。

その際には、服装や髪形、アクセサリーなどを観察します。

他人に不快感を与えないかどうか、常識的かどうかを判断しましょう。

また、約束の時間に遅れないかどうかを見ます。

何らかの理由で遅れる場合には、事前にきちんと連絡があったかどうかが重要です。

理由もなく時間に遅れたり謝罪がなかったりする人は、約束に対する考え方が甘いと判断できます。

シェアハウスは様々な規則やルールを守りながら生活する必要があるので、適性が疑わしい可能性があります。

ハウスに着くまでの道中やハウス内では、こちらから積極的に質問して会話をしましょう。

表情・声・話し方などを観察し、人柄やコミュニケーション能力、礼儀、マナーなどを確認します。

 

  • 出身地
  • 年齢
  • シェアハウスを探している理由
  • こちらでの就職・学校
  • シェアハウスに住んだ経験があるか
  • いつから住みたいか

 

もちろんメールでの問合せフォームなどで事前にわかっている事項もありますが、確認の意味もふまえて聞いてみましょう。

ここでも、協調性があるかどうか、自己中心的でないかどうかをよくチェックします。

 

4. 申込書の記入(意思表示)

内見後に契約を希望した人の場合は、申込書の記入などはっきりとした「意思表示」をしてもらいます。

問題ない人の場合は、契約日時や持ち物の確認をおこないます。

しかし、この時点で契約が難しいと判断した人の場合は返事を保留し、後ほどこちらからお断りをします。

 

5. 契約・規則・ハウスルール説明時の対応

物件を内見(見学)し契約条件等を確認したら、契約書の締結を行います。

契約締結の前に、契約書・規則・ハウスルールの内容を読んでもらい口頭でも説明します。

この際、内容に対する異議や不満を言う人は注意が必要です。

誰もが疑問に思う内容やよくある質問であれば問題がないのですが、ルールそのものに対する不満をあらわにする人は、契約書の内容やハウスルールを守れない可能性があるからです。

仮に契約時に納得して入居しても、後日にルールを守らないということが起きかねません。

契約書・ハウスルールに賛同できない人は、入居をお断りすることもあります。

 

入居者との契約の手順は、下記のコンテンツで詳しく解説しています。

 

シェアハウスの入居者審査「書類」

パスポートの写真画像

身分証明書・在留カードなどの書類の審査もおこなう

 

契約時に並行して「書類の確認」をおこないます。

 

審査に必要な書類など
  • 身分証明書(運転免許証、保険証、住基カードなど)
  • 在留カード(外国人)
  • 実家(両親の氏名・住所・電話番号)
  • 勤務先・バイト先(会社名・住所・電話番号)
  • 学校(学校名・住所・電話番号)
  • 緊急連絡先(実家・友人など)
  • 携帯電話番号
  • メールアドレス

 

運転免許証の見本の写真画像

運転免許証(見本)

 

在留カードの見本の写真画像

在留カード(見本)

 

在留カードの説明の写真画像

在留カードの説明

 

外国人の場合は「在留カード」の確認が重要になります。

  • 在留カード番号(固有の番号なので控えておきましょう)
  • 在留資格(日本に来た目的がわかります)
  • 在留期間(期限が切れていないかを確認します)
  • 就労制限(就労が認められているかどうかを確認します)

 

(参考)
在留カードとは(入国管理局)
在留カードの見方(入国管理局)

 

 

未成年者の場合は、親(法定代理人)と契約するようにします。

必ず両親に連絡して確認し、契約書類に記入・署名・捺印をしてもらいます。

シェアハウスでは、「保証人」をとらないケースも多くあります。

その場合は、連帯保証人や保証会社の契約が不要です。

家賃の滞納やトラブルがあると、オーナーや管理会社は直接的な影響がありますので、上記の項目をしっかりと確認しておく必要があるのです。

 

シェアハウスの入居者審査 「入居の後」

初めての入居者は、入居後もしばらくは様子を見る必要があります。

 

  • 家賃・共益費は約束の期日に遅れないか
  • 契約書・ハウスルールを守っているか
  • 他の入居者とうまくやっているか

 

保証人を取らない場合は、とくに気をつけてください。

上記が守られなかったり、悪質な入居者だったりする場合は解約することもあります。

 

シェアハウスの「審査」は安定した運営に重要な役割を果たす

女性:3人:OK:写真画像

しっかりとルールを守る人と契約する

 

シェアハウスの運営は、入居者の協力なしにはできません。

そのため、シェアハウスの特性を理解している人に入居してもらうことが重要です。

安心して運営するため、おかしな人を入居させないためには「審査」がポイントになります。

シェアハウスは、1人でもおかしな人がいると他の入居者がとても迷惑してしまいます。

それまで入居者同士の良好なコミュニティを形成していても、全てを壊してしまうことがあります。

ごく一部の悪質な入居者のために生活がしづらくなると、優良な入居者が退去してしまいます。

悪質な入居者がいると、新しい入居者の滞在も短くなります。

シェアハウス運営にとっては最も避けたい状態となってしまいますので、入居時の審査は非常に重要です。

 

空室が続いたり多かったりすると運営側はとにかく入居させたくなりますが、無理は禁物です。審査をゆるめてはいけません。

このことはオーナーもよく理解して対応する必要があります。

保証人がいらないなど、シェアハウスの審査は一般の賃貸物件とは異なる部分もありますので、管理会社や担当者の経験とノウハウが重要になります。

 

審査のときに「違和感」のある人物・内容には注意する

NOを選択するビジネスマンの写真画像

ときには審査で断ることも必要になる

 

審査のときに違和感があれば注意しましょう。

具体的には、下記のような点に気をつけます。

 

注意するポイント
  • 服装の乱れ・汚れ
  • 挙動がおかしい・落ち着きがない
  • 敬語が使えない
  • 礼儀を知らない
  • 態度が悪い
  • コミュニケーションがうまくできない
  • 時間や約束が守れない
  • 自己中心的な言動が目立つ
  • 空気が読めない(配慮ができない)
  • とても細かいことを気にする
  • 物件の清潔感をとても気にする
  • 契約書・ハウスルールにこだわる
  • 身分証明書がない
  • 緊急連絡先を教えない
  • 初期費用が払えない
  • シェアハウスの移動を繰り返している
  • 急いで入居を希望する(当日など)

 

どうしても気になる点があれば、オーナーや管理会社の方針と照らし合わせて判断をしましょう。

時には入居を「断る」ことも必要です。

シェアハウスにおける共同生活の重要性を考え、上記のポイントに疑問のある人とは契約を見合わせることも考えましょう。

 

また、事前にオーナーや管理会社側で「契約しない条件」を決めておくことも重要です。

断るほどではないが不安があるときは、契約書の内容でカバーすることもあります。

たとえば、多少の違和感や無職であることなど。

 

シェアハウスは「定期借家契約」を結ぶことがほとんどですので、契約期間を短期に設定することができます。

たとえば、契約期間を「3か月」に設定して様子を見て、契約の継続が難しいと判断したときは「再契約しない」ことも可能なのです。

その場合は、契約期間の満了により退去になります。

 

「入居後」にシェアハウスに向かないことがわかるケースもあります。

たとえば、たびたび夜中まで騒いでいたり、ルール違反の楽器を演奏していたり。

誰でもミスはありますので、注意して二度と繰り返さなければ問題はありません。

しかし、何度も同じ注意を受けたり、他の入居者から苦情がきたりする人はシェアハウスの生活に向いていません。

解約などの早急な対応をしないと、優良な入居者が先に退去してしまいます。

 

シェアハウスの審査に役立つ契約書・ハウスルールの事例(サンプル)

入居希望者との契約をむすぶ際には、契約書やハウスルールに審査に関係する内容を記載しておくことも必要です。

実際にシェアハウスの契約で使用することのできる、契約書・ハウスルールのサンプル事例(一部)を紹介します。

 

契約書(サンプル)

(契約期間および再契約)

第〇条 契約期間は標記に記載するとおりとします。

2. 乙は契約の終了する1か月前までに再契約を申し入れ、甲がこの申し入れを認めた場合に再契約することができます。ただし、入金状況、入居状況を加味したうえで、甲が最終的に契約期間を決めるものとします。

※甲:オーナーや管理会社  乙:入居者

 

ハウスルール(サンプル)
  • 他の入居者や管理会社との協調性に欠ける者、および他の入居者へ迷惑をかけた場合、またはその可能性があると判断された場合については解約の対象とする。
  • 入居者は、管理会社から共同生活上の注意や指示があった場合、速やかにこれに従わなければならない。
  • 最初の契約は3か月とする。

 

入居者と結ぶ「定期借家契約」の作成方法は、下記のコンテンツにて詳しく解説しています。

 

まとめ(入居希望者の審査)

シェアハウスの入居者契約では、保証人や保証会社が必要ないケースも多くあります。

そのため、入居時の「審査」が重要になります。

共同生活について理解のある優良な入居者と契約することで、シェアハウス運営や収益を安定させることができるのです。

 

シェアハウス入居希望者「審査」のポイント(まとめ)
  • 契約までの流れの中で審査していく
  • 人物と書類で審査をおこなう(入居後も様子をみる)
  • シェアハウスの「審査」は安定した運営に不可欠
  • 「違和感」のある人物・内容には注意する(断る場合も)
  • 契約書・ハウスルールに記載してよく理解してもらう

 

Ⓒシェアハウス経営の教科書

 

【関連コンテンツ】

スポンサーリンク