【不動産書面の電子化】国土交通省マニュアルを解説します（重要事項説明書・媒介契約書など）

 

 

不動産取引の「電子化」できる書面について（事例）

 

 

今回の宅地建物取引業法の改正によって、「電子化」できる不動産取引の書面の事例には以下のようなものがあります。

 

• 契約締結書面（賃貸借契約書・売買契約書など）
• 重要事項説明書
• 宅建業者の媒介契約書
• マンション管理等の委託契約書

 

また、不動産取引をテレビ会議等のITを活用して行えば（いわゆる「IT重説」）、重要事項説明・重要事項説明書・契約・契約書の交付や受け取りまでを「オンライン」で行うことが可能になります。

実施するための「要件」とは（電磁的方法による提供）

契約書や重要事項説明書等の電磁的方法による提供・ＩＴ重説を実施するに当たって、国土交通省はマニュアルにて実施の「要件等」を公表しています。

要件は、大きくわけて次の５つが示されています。

 

・承諾の取得（IT環境の確認も）

・提供の要件

・確認方法の説明（改変）

・保存の必要性・方法の説明

・トラブル時の提供の停止

 

 

 

国土交通省の実施マニュアルには、必ず対応すべきである「遵守すべき事項」、契約当事者間でのトラブル防止の観点から可能な限り対応すべきである「留意すべき事項」が示されています。

以下、これに沿って解説していきます。

 

「承諾」の取得について（電磁的方法）

 

 

電磁的方法による（電子書面等の）提供に係る「承諾の取得」は、以下の流れで行ないます。

 

1.  相手方等の「IT環境」の聞き取り
2.  必要な「説明事項」を説明する
3.  決められた「取得方法」のいずれかで承諾を取得する

 

まず不動産業者は、依頼者や相手方が利用しようとする「IT環境」を聞き取る必要があります。

 

 

具体的には、事前に以下を確認しましょう。

 

• 重要事項説明書等の電磁的方法による提供をダウンロード形式により行う場合に、説明の相手方等のＩＴ環境が対応可能か
• 提供する電子書面が改変されていないかどうかを説明の相手方等が確認する際に、説明の相手方等のＩＴ環境が対応可能か
• 宅建業者が重要事項説明書等の電磁的方法による提供に当たって利用を予定するソフトウェア等に対応可能であるか

 

なお、宅建業者及び説明の相手方等が利用する端末や使用するＯＳ（例：Windows10）を含め、ソフトウェア等に指定はありません。

 

説明の相手方等が利用する端末によっては、文字や画面自体のサイズが小さく見づらいなど、電子書面の見やすさに課題があることが考えられます。

相手方等がスマートフォンのみで説明を受ける場合には、スマートフォンにおける閲覧アプリによっては、署名パネルでの確認ができない可能性があることも。

このため、なるべくパソコン等の電子書面を見やすい端末を利用するよう、説明の相手方等に推奨することが望ましいとしています。

 

また、重要事項説明書等の電磁的方法による提供には、「電子書面が改変されていないかどうかを確認することができる措置」が要件となっています。

電子署名を利用している場合は、署名パネルでの確認方法を説明できるように、電子書面が見やすい端末を利用するように推奨することが望ましいと考えられます。

 

 

 

重要事項説明書等の電磁的方法による提供を行うためには、説明の相手方等へ意向確認を行い、承諾を得なければなりません。

具体的には、説明の相手方等への電磁的方法による提供に係る意向確認に先だって、宅建業者は以下の点を示す必要があります。

 

• 重要事項説明書等の電子書面を提供する方法（※）
• 重要事項説明書等の電子書面のファイルへの記録の方式
  （ソフトウェアの形式（Excel や PDF等）やバージョン等）

 

※重要事項説明書等の電子書面を提供する際は、以下のいずれかの方法で行う
・ 電子書面を電子メール等により提供
・ 電子書面を Web ページからのダウンロード形式により提供
・ 電子書面を記録した CD-ROM や USB メモリ等の交付

 

 

 

重要事項説明書等の電磁的方法による提供を受けることについて、説明の相手方等からの「承諾」は、以下のいずれかの方法により取得する必要があります。

なお、電子メール等により承諾を得る場合には、承諾の有無をめぐる事後のトラブルを防止する観点から、承諾する旨を記録した電子書面を書面（紙）に出力可能なファイル形式で取得する必要があります。

 

● 説明の相手方等から「承諾」を得る方法

• 承諾する旨を記載した書面（紙）を受領
• 承諾する旨を電子メール等で受信
• Web ページ上で、重要事項説明書等の電子書面を提供する方法および重要事項説明書等の電子書面のファイルへの記録の方式を示し、Web ページ上で承諾する旨を取得
  
• 承諾する旨を記録した CD-ROM や USB メモリ等の受領

 

専任媒介契約の場合は、媒介の依頼者に対して「レインズの登録証（登録証明書）」の交付を電磁的方法による提供にて行うためには、依頼者に意向確認を行い「承諾」を得る必要があります。

 

また、説明の相手方等から電磁的方法による提供を受けることについて承諾を取得した後、電子書面を提供する方法に変更が生じた場合には、変更後の内容で「改めて説明の相手方等へ重要事項説明書等の電磁的方法による提供に係る承諾」を取得する必要があります。

 

重要事項説明書等の電磁的方法による提供を実施する場合の重要事項説明は、必ずしもＩＴ重説である必要はありません。

また、ＩＴ重説を実施する場合の重要事項説明書は、必ずしも電磁的方法による提供を実施する必要はありません。

つまり、「重要事項説明書を電磁的方法で提供して実際の説明は対面で行う」ことも可能ですし、「重要事項説明書を書面で発行して（送付し）説明をＩＴ重説で行う」ことも可能です。

 

 

 

「提供」の要件について

 

 

重要事項説明書等の電磁的方法による提供には、以下の要件が必要になります。

 

 

提供する重要事項説明書等の電子書面は、以下の要件を満たす必要があります。

 

• 説明の相手方等が出力することにより書面（紙）を作成できるものであること。
• 電子書面が改変されていないかどうかを確認することができる措置を講じていること。

 

なお、35 条書面（重要事項説明書）については、提供する時点で改変防止措置（上記）を含む「全ての要件を満たす電子書面を提供する」ことが必要であることに留意してください。

また、重要事項説明書等に記載すべき内容を「別紙参照」などとして別の添付書類上に記載している場合、当該添付書類も重要事項説明書の一部として「本体と同様の要件を満たす」必要があります。

 

重要事項説明書等の電磁的方法による提供を行う宅地建物取引士を明示するため、作成した重要事項説明書等の電子書面には、当該宅建士の記名が必要となります。（宅建業法：35条書面および37条書面）

 

重要事項説明書等の電子書面を作成するに当たって、ファイルへの記録の方式に指定はありませんが、作成した電子書面を他のファイル形式に変換する際などに、使用していた文字や表が、文字化け、文字欠けが生じていないことや解像度の関係で表がぼやけてしまっていないかなどを確認する必要があります。

 

 

電子書面の提供先である説明の相手方等において、提供を受けた電子書面に記載されている事項が、提供を受けた時点と、将来のある時点で、同一の内容であることを確認することができる措置を指します。

なお、電子書面が改変されていないかどうかを確認することができるという要件を満たす措置としては、電子署名（※1）やタイムスタンプ（※2）が想定されます。

電子署名を利用した場合は、署名パネルなどの表示内容から電子書面が改変されていないかどうかを確認することができます。

確認する方法は、利用するサービス（ソフトウェア）により異なりますので、具体的な確認方法に疑義が生じる場合は、利用するサービスを提供している事業者に確認するようにしてください。

また、電子署名で用いられる電子証明書及びタイムスタンプには「有効期間」があることから、電子署名やタイムスタンプを利用する場合には、有効期間を説明の相手方等へ説明した上で、「有効期間後の取扱い」について事前に説明の相手方等と協議しておくことが望ましいと考えられます。

電子署名やタイムスタンプの有効期間の延長その他の方法で、継続して電子署名やタイムスタンプによって証明される内容の担保を行う場合で、具体的な方法に疑義がある場合には、利用するサービスを提供している事業者へ確認するようにしてください。

 

（※1）
「電子署名及び認証業務に関する法律（平成 12 年法律第 102 号）」第２条第１項において、「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいうと定義されています。
　① 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
　② 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

（※2）
「時刻認証業務の認定に関する規程（令和３年４月１日 総務省告示第 146 号）」第２条第１項において、「タイムスタンプ」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。）に記録された情報（以下「電子データ」という。）に付与される時刻情報等の総体であって、次の要件のいずれにも該当するものをいうと定義されています。
　① 当該電子データがある時刻に存在していたことを示すためのものであること。
　② 当該電子データについて改変が行われていないかどうか確認することができるものであること。

 

 

 

 

電子契約で用いる用語（解説）

 

●タイムスタンプ

電子書類改ざん防止技術。
「いつ」契約したかを証明する仕組み。

 

●電子署名

電子書類改ざん防止技術。
「誰が」「何を」契約したかを証明する仕組み。

 

●２要素認証

本人確認の仕組み。
署名者のメールアドレスなどにワンタイムパスワードが発行され、添付された暗号を入力することで署名者が本人であることを確認する。

 

 

説明の相手方等から「承諾」を得る際に示した、重要事項説明書等の電子書面を提供する方法及び重要事項説明書等の電子書面のファイルへの記録の方式により、重要事項説明書等の電磁的方法による「提供」を行います。

 

重要事項説明書等の電子書面を提供する方法（下記のいずれか）

• 電子書面を電子メール等により提供
• 電子書面を Web ページからのダウンロード形式により提供
• 電子書面を記録した CD-ROM や USB メモリ等の交付

 

なお、重要事項説明書等の電子書面を提供した際には、説明の相手方等に対し、提供した旨の「通知」が必要となります。

「通知」の方法に指定はありませんが、下記のような例を参考にしてください。（国土交通省のマニュアルより）

 

電子書面を「提供」する方法	提供した旨の「通知」方法（例）
電子メール等による提供	電子メール等を送信後、電話で電子メール等を送信した旨を伝える （※ 電子メールの開封確認機能等により、説明の相手方等が開封していたことを確認した場合には、通知は不要）
Webページからのダウンロード形式による提供	Web ページからのダウンロードが可能となった時に、電話や電子メール等でダウンロードが可能である旨を掲載 URL とともに伝える または、Web ページからのダウンロードを可能とする対応等を行った後に、電話や電子メール等でダウンロードが可能となる予定日時を掲載予定 URL とともに伝える （※ 説明の相手方等が Web ページを閲覧していたことを確認した場合には、通知は不要）
電子書面を記録した CD-ROM や USBメモリ等の交付	電子書面を記録した CD-ROM や USB メモリ等を発送後、電話や電子メール等で発送した旨を伝える （※ 対面して手交する場合には、通知は不要）

 

説明の相手方等へ重要事項説明書等の電子書面を提供した旨を通知した後、電子書面が説明の相手方等に到達していること、提供した電子書面が閲覧可能であることと合わせて、文字化け、文字欠けなどが生じていないことを確認してもらう必要があります。

 

確認方法の説明について（改変）

 

 

提供する重要事項説明書等の電子書面は「改変がされていないか」について、説明の相手方等に対して説明を行い、確実に理解してもらう必要があります。（下記）

 

• 「改変されていないかどうか」をどのような方法で確認することができるのか
• その方法が提供時点から将来のある時点において「改変されていないかどうか」を確認するために必要な方法であること

 

宅建業者が電磁的方法による提供を行った電子書面と説明の相手方等に到達した電子書面に記載されている事項が、同一のものであることについて、説明の相手方等において実際に電子書面が改変されていないかどうかを確認してもらう必要があります。

なお、電子書面が改変されていないかどうかを確認することができる措置によって、改変されていないかどうかを確認する方法は異なりますので、説明の相手方等に説明が行えるよう、事前に必要な準備を行うようにしてください。

 

説明の相手方等への重要事項説明書等の電子書面が改変されていないかどうかの確認方法の説明については、対面で行うのか、非対面で行うのか、特に制約はないため、説明の相手方等との協議により決めるようにしてください。

 

説明の相手方等が電子書面を用いた取引に不慣れな場合があるため、基本的な操作方法を説明しましょう。

特に電子書面が改変されていないかどうかを確認する際、どこをどうやって確認すればよいのかなど、丁寧に説明することが望ましいと考えられます。

なお、「電子署名」を利用している場合であって、署名パネルでの確認方法を説明の相手方等に説明する際に、説明の相手方等がスマートフォンのみで説明を受ける場合には、スマートフォンにおける閲覧アプリによっては、署名パネルでの確認ができない可能性があります。

そのため、パソコン等での確認方法を画面共有により説明するなどした上で、なるべくパソコン等に電子書面を保存することについて、説明の相手方等に推奨すべきと考えられます。

 

保存の必要性・方法の説明

 

電子書面の保存は重要であるため、電子書面の「保存の必要性」や「保存方法」を説明すべきだと考えられます。

保存方法についての制約はありませんが、どのような方法により保存することができるのかなどを説明し、必要に応じて、電子書面のバックアップを取っておくことや書面（紙）に出力したものと併せて保存することを説明の相手方等へ推奨することにより、トラブルの回避につながると考えられます。

 

説明の相手方等への電子書面の保存の必要性及び保存方法の説明を行う場合には、対面で行うのか、非対面で行うのか、特に制約はないため、説明の相手方等との協議により決めるようにしてください。

 

 

トラブル時の提供の停止

 

• 電子書面が閲覧できないトラブル等が生じ解消しない場合
• 電磁的方法による提供の実施過程で、説明の相手方等の電磁的方法による提供に係る「意向の変更」により改めて拒否する旨の申出があった場合

 

電磁的方法による提供を中止した後、中止の事由が取引自体の継続を拒否するものであった場合を除き、重要事項説明書等を書面（紙）により交付する方法に切り替えて、対応を行うことが可能です。

なお、書面（紙）により交付する方法に切り替える場合には、通常の方法と変わりませんので、34 条の２書面（媒介契約書）は宅建業者の記名、35 条書面（重要事項説明書）及び 37 条書面（契約書）は宅建士の記名を行うことを失念しないよう留意してください。

よくある質問（FAQ）

 

国土交通省の「重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びＩＴを活用した重要事項説明実施マニュアル」に掲載されているFAQから、主なものを記載しています。

 

全般のFAQ

重要事項説明書等の電磁的方法による提供関係（ＦＡＱ）

ＩＴを活用した重要事項説明関係（FAQ）

資料など（不動産書面の電子化）

〇解釈運用の指針
・宅地建物取引業法の解釈・運用の考え方【溶け込み】【新旧】（令和４年５月18日以降）
・宅地建物取引業法の解釈・運用の考え方別紙２（重要事項説明書）【溶け込み】【新旧】